Home › Kennisbank › WooCommerce
Hoe stel ik voorraadbeheer in voor mijn WooCommerce-producten?
Direct antwoord
Ga in het WordPress-dashboard naar WooCommerce > Instellingen > Producten, klik op Voorraad en zet het vinkje Voorraadbeheer inschakelen aan. Open daarna elk product, ga in het vak Productgegevens naar het tabblad Voorraad, vink Aantallen op voorraad volgen voor dit product aan en vul de Voorraadhoeveelheid in. WooCommerce telt de voorraad dan automatisch af bij elke betaalde bestelling.
Wat heb je nodig?
- Een inlog als beheerder voor het WordPress-dashboard van je webshop
- De actuele voorraad per product, en bij maten of kleuren per variatie
- Een e-mailadres waarop je meldingen over lage voorraad wilt ontvangen
Stappenplan10 stappen
Hoe werkt voorraadbeheer in WooCommerce?
Met voorraadbeheer houdt WooCommerce per product bij hoeveel stuks er zijn. Bestelt een klant twee stuks, dan gaat de voorraad met twee omlaag. Staat de voorraad op nul, dan krijgt het product de status Uitverkocht en kan het niet meer worden besteld. Zo voorkom je dat je meer verkoopt dan je hebt.
Zolang een bestelling nog niet is betaald, houdt WooCommerce de voorraad vast (gereserveerd). Wordt er niet betaald binnen de ingestelde tijd, dan wordt de bestelling geannuleerd en komt de voorraad weer vrij. Zodra de bestelling is betaald of in de wacht staat, wordt de voorraad definitief afgeschreven.
Je stelt voorraad op twee niveaus in: eerst algemeen voor de hele webshop, daarna per product.
Stappenplan 10 stappen
Stap 1: Log in op WordPress
Ga naar jouwdomein.nl/wp-admin en log in. Vervang jouwdomein.nl door je eigen domeinnaam.
Stap 2: Open de voorraadinstellingen
Klik in het menu links op WooCommerce > Instellingen. Klik bovenaan op het tabblad Producten en daarna op de link Voorraad onder de tabbladen.
Stap 3: Schakel voorraadbeheer in
Zet het vinkje aan bij Voorraadbeheer inschakelen. Er verschijnen extra instellingen.
Vul bij Voorraad behouden (minuten) in hoe lang WooCommerce de voorraad vasthoudt voor een bestelling die nog niet is betaald. Standaard is dat 60 minuten. Na die tijd wordt een onbetaalde bestelling geannuleerd en komt de voorraad weer vrij. Laat je het veld leeg, dan blijven onbetaalde bestellingen staan en blijft de voorraad gereserveerd.
Stap 4: Stel de meldingen in
Zet onder Meldingen de vinkjes aan bij Activeer lage voorraad meldingen en Meldingen over uitverkochte voorraad inschakelen. Vul bij de ontvanger het e-mailadres in waarop je de meldingen wilt krijgen.
Vul bij Lage voorraad drempelwaarde in bij welk aantal je een waarschuwing wilt, bijvoorbeeld 2. Bij de drempelwaarde voor uitverkocht laat je meestal 0 staan: bij dat aantal krijgt een product de status Uitverkocht.
Stap 5: Kies hoe uitverkochte producten worden getoond
Zet bij Uitverkocht zichtbaarheid het vinkje Verberg uitverkochte items in de catalogus aan als uitverkochte producten niet meer in je webshop mogen staan. Laat het uit als klanten moeten zien dat het product bestaat maar tijdelijk niet leverbaar is.
Kies bij Voorraad weergave format of klanten het aantal op voorraad altijd zien, alleen bij een lage voorraad, of nooit. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.
Stap 6: Open een product
Ga naar Producten > Alle producten en klik op de naam van het product. Scrol naar het vak Productgegevens en klik op het tabblad Voorraad.
Stap 7: Zet voorraadbeheer aan voor dit product
Vul bij SKU het artikelnummer in, als je artikelnummers gebruikt. Zet het vinkje aan bij Aantallen op voorraad volgen voor dit product. In sommige versies heet dit vinkje Voorraad beheren?.
Vul bij Voorraadhoeveelheid het aantal stuks in dat je nu op voorraad hebt.
Stap 8: Kies wat er gebeurt bij nul voorraad
Kies bij Nabestellingen toestaan? of klanten mogen bestellen als de voorraad op is: niet toestaan, toestaan met een melding aan de klant dat het product wordt nabesteld, of toestaan zonder melding. Bij nabestellingen krijgt het product de status In nabestelling.
Wil je voor dit product een andere waarschuwingsgrens dan de algemene, vul die dan in bij Lage voorraad drempelwaarde. Zet Individueel verkocht aan als een klant maar één stuk per bestelling mag kopen.
Stap 9: Stel de voorraad per variatie in
Heeft het product maten of kleuren (een Variabel product), dan houd je de voorraad per variatie bij. Klik op het tabblad Variaties, vouw een variatie uit, zet het vinkje aan bij Voorraad beheren? en vul de Voorraadhoeveelheid van die maat of kleur in. Herhaal dit voor elke variatie en klik op Wijzigingen opslaan.
Vul je de voorraad in plaats daarvan in op het tabblad Voorraad van het hoofdproduct, dan delen alle variaties samen één voorraad. Lees ook hoe je productvariaties beheert.
Stap 10: Sla het product op
Klik rechtsboven op Updaten. Herhaal de stappen vanaf het openen van een product voor je andere producten, of pas de voorraad van veel producten tegelijk aan met bulkbewerking.
Controleer of het gelukt is
Open het product in je webshop. Afhankelijk van de weergave-instelling staat het aantal op voorraad bij het product. Plaats een testbestelling en betaal. Controleer daarna onder Producten > Alle producten in de kolom Voorraad of het aantal is verlaagd. Lees hoe je een testbestelling doet in WooCommerce.
Zet daarna de voorraad van een testproduct op 0. Het product krijgt de status Uitverkocht en de knop om het in de winkelwagen te leggen verdwijnt, tenzij je nabestellingen toestaat.
Waar let je op bij een drukke webshop of externe systemen?
- Bij veel bestellingen tegelijk moet de voorraad direct worden gereserveerd, anders kopen twee klanten het laatste stuk. WooCommerce doet dit standaard. Test het voor een drukke actie met een product met een lage voorraad.
- Houd je de voorraad ook bij in een magazijnsysteem, kassasysteem of ERP-pakket, dan moet die voorraad gelijk lopen met je webshop. Daarvoor is een koppeling nodig die de aantallen automatisch uitwisselt.
- Test altijd wat een klant ziet bij een lage voorraad en bij nul voorraad, tot en met het afrekenen.
Wanneer heb je een plugin voor voorraadbeheer nodig?
De standaardfuncties van WooCommerce zijn genoeg voor de meeste webshops. Heb je meerdere magazijnen of werk je met inkooporders, dan kan een plugin zoals ATUM Inventory Management helpen. Daarmee kun je onder andere:
- voorraad per locatie beheren (meerdere magazijnen)
- inkooporders en leveranciers bijhouden
- voorraadrapportages en voorspellingen bekijken
- de actuele voorraad van al je producten in één overzicht volgen
Werkt het niet?
Je ziet geen veld voor de voorraadhoeveelheid bij het product
Voorraadbeheer staat algemeen uit, of het vinkje Aantallen op voorraad volgen voor dit product staat uit. Controleer eerst WooCommerce > Instellingen > Producten > Voorraad en daarna het tabblad Voorraad van het product.
De voorraad gaat niet omlaag na een bestelling
De bestelling is waarschijnlijk nog niet betaald en heeft de status Wachtend op betaling. WooCommerce schrijft de voorraad pas af bij de status In behandeling, Afgerond of In de wacht. Open de bestelling onder WooCommerce > Bestellingen: in de Bestelnotities rechts staat wanneer de voorraad is aangepast.
Een product staat op uitverkocht terwijl je voorraad hebt
Open het product en kijk op het tabblad Voorraad. Staat de Voorraadhoeveelheid op 0, vul dan het juiste aantal in. Houd je geen aantallen bij, zet dan de Voorraadstatus op Op voorraad. Bij een variabel product controleer je dit per variatie op het tabblad Variaties. Klik daarna op Updaten.
Je krijgt geen e-mail bij een lage voorraad
Controleer of de vinkjes onder Meldingen aanstaan en of het e-mailadres van de ontvanger klopt. Kijk ook in je spammap. WooCommerce stuurt de melding op het moment dat de voorraad door een bestelling op of onder de drempelwaarde komt, niet als je de voorraad zelf aanpast.
Na een terugbetaling of annulering klopt de voorraad niet
Bij een terugbetaling in WooCommerce > Bestellingen zet je het vinkje Neem de terugbetaalde items weer op voorraad aan voordat je terugbetaalt. Bij een geannuleerde bestelling zet WooCommerce de voorraad zelf terug. Lees hoe je retouren en terugbetalingen verwerkt.
Veelgestelde vragen
Kan ik voorraad bijhouden zonder aantallen?
Ja. Laat het vinkje Aantallen op voorraad volgen voor dit product uit en kies alleen een Voorraadstatus: Op voorraad, Uitverkocht of In nabestelling. Je past die status dan zelf aan.
Wat gebeurt er met een bestelling die niet wordt betaald?
Na de tijd die je bij Voorraad behouden (minuten) hebt ingevuld, krijgt de bestelling de status Geannuleerd en komt de voorraad weer vrij voor andere klanten.
Kan een klant meer bestellen dan er op voorraad is?
Nee, tenzij je nabestellingen toestaat. De klant ziet in de winkelwagen een melding dat het gewenste aantal niet beschikbaar is.
Hoe pas ik de voorraad van veel producten tegelijk aan?
Selecteer de producten onder Producten > Alle producten en gebruik Bulkacties > Bewerken. Lees hoe je meerdere producten tegelijk bewerkt. Voor honderden producten werkt importeren uit een CSV-bestand beter.
Kan ik de voorraad koppelen aan mijn kassa of boekhouding?
Ja. Daarvoor is een koppeling nodig die de aantallen automatisch uitwisselt tussen WooCommerce en het andere systeem, zodat beide altijd dezelfde voorraad tonen.
Hulp nodig?
Schakel de helpdesk van ViVortis in als:
- de voorraad niet verandert na betaalde bestellingen
- je voorraad wilt koppelen aan een kassasysteem, magazijnsysteem of boekhoudpakket
- je meldingen over lage voorraad niet ontvangt terwijl de instellingen kloppen
- je een plugin voor uitgebreid voorraadbeheer wilt laten installeren
Dien een ticket in via de helpdesk van ViVortis en voeg waar mogelijk een screenshot toe.
Lukt het niet?
Dien een ticket in met een screenshot van wat je ziet. De helpdesk reageert meestal binnen één werkdag.
Verder lezen
- Hoe voeg ik producten toe in WooCommerce?
- Hoe beheer ik productvariaties zoals maten en kleuren in WooCommerce?
- Hoe kan ik meerdere producten tegelijk bewerken in WooCommerce?
- Hoe verwerk ik retourzendingen en terugbetalingen in WooCommerce?
Meer van ViVortis