Home › Kennisbank › E-mail
Hoe kan ik voorkomen dat mijn e-mails als spam worden gemarkeerd?
Direct antwoord
Verstuur zakelijke e-mail vanaf een e-mailadres op je eigen domeinnaam en zorg dat de DNS-records SPF, DKIM en DMARC goed staan. Vermijd tekst die op spam lijkt en mail alleen naar mensen die je e-mail verwachten. Test je e-mail vooraf met een tool zoals mail-tester.com.
Wat heb je nodig?
- Een zakelijk e-mailadres op je eigen domeinnaam, bijvoorbeeld
naam@bedrijf.nl - Toegang tot de DNS-instellingen van je domeinnaam, of iemand die de DNS voor je beheert
- De e-mail of nieuwsbrief die je wilt versturen
Stappenplan5 stappen
Waarom komt een e-mail in de spam terecht?
Een spamfilter beoordeelt elke binnenkomende e-mail op drie punten:
- Authenticatie: is aan te tonen dat de e-mail echt van jouw domeinnaam komt?
- Reputatie: staat jouw domeinnaam bekend als een betrouwbare afzender?
- Inhoud: lijkt de tekst op spam?
Je e-mail komt het best aan als zowel de techniek van je domeinnaam als de inhoud en je manier van versturen in orde zijn.
Stappenplan 5 stappen
Stap 1: Verstuur vanaf een e-mailadres op je eigen domeinnaam
Gebruik voor zakelijke e-mail alleen een e-mailadres op je eigen domeinnaam, bijvoorbeeld naam@bedrijf.nl. Gebruik geen gratis e-maildienst voor zakelijke e-mail.
Stap 2: Laat SPF, DKIM en DMARC goed instellen
Zorg dat deze drie DNS-records voor je domeinnaam goed staan:
- SPF (Sender Policy Framework) legt vast welke mailservers e-mail mogen versturen namens jouw domeinnaam.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail) zet een digitale handtekening onder je e-mail. De ontvangende mailserver ziet daaraan dat het bericht echt is en onderweg niet is aangepast.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) bepaalt wat een ontvangende mailserver doet met e-mail die niet door die controles komt.
Deze records verbeteren de reputatie van je domeinnaam. De kans wordt kleiner dat je e-mail als spam wordt gezien en dat iemand e-mail vervalst uit jouw naam. Dat vervalsen heet spoofing.
Let op: een fout in een DNS-record kan ervoor zorgen dat je e-mail niet meer aankomt. Weet je niet zeker hoe je deze records instelt, laat ViVortis ze dan controleren via de helpdesk van ViVortis.
Stap 3: Schrijf je e-mail zonder spamkenmerken
Spamfilters letten op de inhoud van je bericht. Vermijd:
- veel hoofdletters;
- te veel links in één e-mail;
- woorden als GRATIS, WIN of NU ACTIE;
- een onderwerpregel die misleidt of overdrijft.
Stap 4: Mail alleen naar mensen die je e-mail verwachten
Verstuur e-mail alleen naar ontvangers die daar uitdrukkelijk toestemming voor hebben gegeven, of met wie je aantoonbaar een zakelijke relatie hebt. Die toestemming heet opt-in.
Ongevraagde e-mail wordt vaker als spam gemeld. Dat schaadt de reputatie van je domeinnaam.
Stap 5: Test je e-mail voordat je hem verstuurt
Ga naar mail-tester.com. Je ziet daar een tijdelijk e-mailadres. Stuur je e-mail naar dat adres en klik daarna op de knop om je score te bekijken.
De tool geeft een score van 0 tot 10 en laat zien wat er technisch of in de tekst beter kan. Zo vind je problemen voordat je ontvangers ze merken.
Controleer of het gelukt is
Bekijk je score op mail-tester.com. Hoe hoger de score, hoe kleiner de kans dat je e-mail in de spammap belandt. Los de punten op die de tool noemt en test daarna opnieuw.
Stuur ook een testbericht naar een eigen e-mailadres bij een andere aanbieder, bijvoorbeeld Gmail of Outlook.com. Komt het bericht daar in de inbox aan, dan staat de basis goed.
Werkt het niet?
Je e-mail komt bij één ontvanger steeds in de spam
Vraag de ontvanger om je bericht te markeren als geen spam en je e-mailadres toe te voegen aan zijn contacten. Het spamfilter van de ontvanger houdt daar bij volgende berichten rekening mee.
De test meldt dat SPF, DKIM of DMARC ontbreekt of niet klopt
Deze records staan in de DNS van je domeinnaam. Dien een ticket in via de helpdesk van ViVortis en stuur het resultaat van de test mee.
Je nieuwsbrief komt bij veel ontvangers in de spam
Controleer of alle ontvangers toestemming hebben gegeven. Loop daarna je tekst na op veel hoofdletters, veel links en woorden als GRATIS of WIN. Test de nieuwsbrief opnieuw voordat je hem verstuurt.
Veelgestelde vragen
Waarom komt mijn e-mail bij de ene ontvanger wel aan en bij de andere in de spam?
Elke e-mailaanbieder gebruikt een eigen spamfilter met eigen regels. Dezelfde e-mail kan daardoor bij de ene ontvanger in de inbox komen en bij de andere in de spammap.
Mag ik zakelijke e-mail versturen vanaf een gratis e-mailadres?
ViVortis raadt dat af. Gebruik voor zakelijke e-mail een e-mailadres op je eigen domeinnaam. Alleen voor je eigen domeinnaam kun je SPF, DKIM en DMARC instellen.
Waar stel ik SPF, DKIM en DMARC in?
In de DNS van je domeinnaam. Beheer je de DNS bij ViVortis, dan vind je die in het ViVortis Controle Paneel bij DNS Beheer onder Accountbeheer. Twijfel je, vraag ViVortis dan om hulp.
Is een hoge score op mail-tester.com een garantie?
Nee. Een hoge score verkleint de kans op de spammap, maar elke ontvanger heeft een eigen spamfilter. Blijf daarom letten op je inhoud en op wie je mailt.
Hoeveel e-mails mag ik per dag versturen?
Per account kun je maximaal 10.000 e-mails per dag versturen. Lees welke verzendlimieten en opslaglimieten er gelden.
Hulp nodig?
Schakel de helpdesk van ViVortis in als:
- je niet weet of SPF, DKIM en DMARC goed staan voor je domeinnaam
- je e-mail in de spam blijft komen nadat je deze stappen hebt gevolgd
- je de DNS van je domeinnaam niet zelf kunt of wilt aanpassen
- je een foutmelding terugkrijgt als je een e-mail verstuurt
Dien een ticket in via de helpdesk van ViVortis en voeg waar mogelijk een screenshot toe.
Lukt het niet?
Dien een ticket in met een screenshot van wat je ziet. De helpdesk reageert meestal binnen één werkdag.