Waarom komt mijn e-mail niet aan?

Is de e-mail in de spammap van de ontvanger terechtgekomen?

Elke mailbox heeft een spamfilter dat binnenkomende e-mail beoordeelt. Ziet dat filter jouw bericht als ongewenst, dan komt het in de map Spam of Ongewenste e-mail van de ontvanger. Jij krijgt daar geen melding van.

Vraag de ontvanger om in die map te kijken, je bericht te markeren als geen spam en jouw e-mailadres toe te voegen aan de contacten. Gebeurt dit bij veel ontvangers, lees dan hoe je voorkomt dat je e-mails als spam worden gemarkeerd.

Klopt het e-mailadres van de ontvanger?

Een e-mailadres met een typefout bestaat vaak niet. De e-mail komt dan terug met een foutmelding, of verdwijnt zonder bericht. Controleer de spelling van het deel voor het apenstaartje (@), de domeinnaam erachter (bijvoorbeeld .nl in plaats van .com) en of er geen spatie of komma in het adres staat.

Kopieer het adres bij twijfel uit een eerdere e-mail van de ontvanger, in plaats van het over te typen.

Staan SPF, DKIM en DMARC goed voor je domeinnaam?

Ontvangende mailservers controleren of een e-mail echt van jouw domeinnaam komt. Daarvoor gebruiken ze drie DNS-records. DNS zijn de technische instellingen van je domeinnaam.

• SPF (Sender Policy Framework) legt vast welke mailservers e-mail mogen versturen namens jouw domeinnaam.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) zet een digitale handtekening onder je e-mail, zodat de ontvanger ziet dat het bericht echt is en onderweg niet is aangepast.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) bepaalt wat een ontvangende mailserver doet met e-mail die niet door die controles komt.

Ontbreekt een record of klopt het niet, dan kan een ontvangende server je e-mail weigeren of als onbetrouwbaar markeren. Je merkt dat vaak doordat e-mail naar bedrijven en overheden niet aankomt, terwijl e-mail naar privéadressen wel binnenkomt.

Let op: een fout in een DNS-record kan ervoor zorgen dat je e-mail helemaal niet meer aankomt. Laat deze records controleren via de helpdesk van ViVortis als je niet zeker weet of ze goed staan.

Is er een storing of beperking op de mailserver?

De mailserver is de server waarop je mailbox staat. Een tijdelijke storing of een bereikte limiet kan de aflevering vertragen of tegenhouden. Voor je mailbox gelden deze limieten:

• maximaal 10.000 e-mails per dag per account;
• maximaal 25 MB per e-mail, inclusief bijlagen;
• een mailbox van standaard 1024 MB. Een volle mailbox kan geen nieuwe e-mail ontvangen.

Controleer in het ViVortis Controle Paneel bij E-mail Accounts of de mailbox nog bestaat. Lees welke verzendlimieten en opslaglimieten er gelden. Vermoed je een storing, dien dan een ticket in via de helpdesk van ViVortis met de afzender, de ontvanger, de datum en de tijd van het bericht.

Wat betekent een foutmelding die terugkomt?

Komt een e-mail niet aan, dan krijg je vaak een automatisch bericht terug met een onderwerp als Mail Delivery Failed, Undelivered Mail Returned to Sender of Niet bezorgd. Zo’n bericht heet een bounce. Onderin staat in het Engels de reden:

• User unknown of Recipient address rejected: het e-mailadres bestaat niet. Controleer de spelling.
• Mailbox full of Quota exceeded: de mailbox van de ontvanger is vol. Bel of app de ontvanger.
• Message size exceeds: de e-mail is te groot. Verstuur de bijlage via een deellink.
• Blocked, Spam of Policy: het spamfilter van de ontvanger weigert het bericht, bijvoorbeeld door een ontbrekend SPF-, DKIM- of DMARC-record.
• Connection timed out of Deferred: een tijdelijke storing. De mailserver probeert het meestal enkele dagen opnieuw.

Bewaar het bericht. De tekst erin helpt de helpdesk om de oorzaak snel te vinden.

Wat als ik zelf geen e-mail ontvang?

Mis je zelf e-mail van anderen, controleer dan deze punten:

• Kijk in webmail op https://jouwdomein.nl/roundcube in de map Spam en in je andere mappen.
• Controleer in webmail onder Instellingen bij Filters of een filter je e-mail verplaatst of verwijdert.
• Controleer in het ViVortis Controle Paneel bij Forwarders of je e-mail wordt doorgestuurd naar een ander adres.
• Controleer of je mailbox vol is. Een volle mailbox weigert nieuwe e-mail.
• Is je domeinnaam of je e-mail kort geleden verhuisd, controleer dan of het MX-record naar de juiste mailserver verwijst. Lees hoe je een MX-record instelt.

Komt e-mail wel binnen in webmail, maar niet in je e-mailprogramma? Dan zit het probleem in de instellingen van dat programma. Lees waarom je niet meer kunt inloggen op je mailbox.

Zo pak je het aan 6 stappen

Veelgestelde vragen

Hoe lang kan een e-mail onderweg zijn?

Meestal komt een e-mail binnen een paar minuten aan. Is de ontvangende server tijdelijk niet bereikbaar, dan blijft de mailserver het enkele dagen opnieuw proberen. Lukt het daarna nog niet, dan krijg je een foutmelding terug.

Wat is het verschil tussen een e-mail in de spam en een e-mail die terugkomt?

Een e-mail in de spam is wel afgeleverd, maar in de map Spam van de ontvanger gezet. Een e-mail die terugkomt met een foutmelding is geweigerd en heeft de ontvanger niet bereikt.

Waarom komt mijn e-mail wel aan bij Gmail, maar niet bij een bedrijf?

Bedrijven en overheden gebruiken vaak strengere spamfilters. Die weigeren e-mail van domeinnamen zonder goede SPF-, DKIM- en DMARC-records. Laat die records controleren als dit vaker gebeurt.

Helpt het om de e-mail opnieuw te versturen?

Bij een tijdelijke storing wel. Bij een verkeerd adres, een volle mailbox van de ontvanger of een te grote bijlage heeft opnieuw versturen geen zin totdat de oorzaak is opgelost.