Hoe beheer ik bestellingen en klanten in WooCommerce?

1Stap 1: Open het overzicht van bestellingen

Ga naar jouwdomein.nl/wp-admin en log in. Vervang jouwdomein.nl door je eigen domeinnaam. Klik in het menu links op WooCommerce > Bestellingen.

Je ziet alle bestellingen van je webshop, de nieuwste bovenaan. Per bestelling staan het bestelnummer en de naam van de klant, de datum, de status en het totaalbedrag. Onder het bedrag staat de gebruikte betaalmethode. Meer kolommen, zoals het factuuradres en het verzendadres, zet je aan via Scherminstellingen rechtsboven.

2Stap 2: Filter of zoek een bestelling

Boven de lijst staan links per status, met het aantal bestellingen erachter. Klik bijvoorbeeld op In behandeling om alleen de bestellingen te zien die je nog moet verzenden. Met het zoekveld rechtsboven zoek je op bestelnummer, naam, e-mailadres of product.

3Stap 3: Open een bestelling

Klik op het bestelnummer of de naam van de klant. De bestelling opent op een eigen pagina. Wil je alleen snel kijken, klik dan op het oogje achter de bestelling voor een voorbeeld.

4Stap 4: Controleer de gegevens

Controleer op de pagina van de bestelling:

• welke producten en aantallen zijn besteld, in de lijst in het midden
• of de betaling is gelukt: bovenaan staat via welke betaalmethode is betaald en de status laat zien of het geld binnen is
• het factuuradres en het verzendadres die de klant heeft ingevuld
• de gekozen verzendmethode, onder de productregels
• een eventuele opmerking van de klant bij de bestelling

5Stap 5: Pas de status aan

Is de bestelling klaar voor verzending of al verzonden? Kies in het vak Algemeen bij Status de nieuwe status, bijvoorbeeld Afgerond. Klik daarna rechts in het vak Bestelacties op Updaten.

WooCommerce stuurt de klant automatisch een e-mail over de nieuwe status. Let op: zet een bestelling alleen op In behandeling of Afgerond als je zeker weet dat de betaling binnen is.

6Stap 6: Voeg een notitie toe

Wil je iets vastleggen voor jezelf of je team, bijvoorbeeld het pakketnummer of een afspraak met de klant? Typ de tekst rechts in het vak Bestelnotities. Kies in de keuzelijst eronder Privénotitie als alleen jij en je team de notitie mogen zien, of de optie voor een notitie aan de klant als de klant de tekst per e-mail moet krijgen. Klik op Notitie toevoegen.

In hetzelfde vak houdt WooCommerce zelf bij wat er met de bestelling is gebeurd, zoals statuswijzigingen en berichten van je betaalprovider.

7Stap 7: Wijzig meerdere bestellingen tegelijk (optioneel)

Vink in het overzicht WooCommerce > Bestellingen de bestellingen aan. Kies boven de lijst bij Bulkacties de actie die de status wijzigt naar de gewenste status, bijvoorbeeld Afgerond, en klik op Toepassen. Handig als je een hele stapel pakketten tegelijk hebt verzonden.

8Stap 8: Bekijk je klanten

Klik in het menu links op WooCommerce > Klanten. Je ziet iedereen die bij je heeft besteld, ook klanten zonder account. Per klant zie je onder andere de naam, het e-mailadres, het aantal bestellingen, de totale besteding, de gemiddelde bestelwaarde en de datum van de laatste activiteit.

Gebruik het zoekveld boven de lijst om een klant te vinden. Met de downloadknop boven de tabel bewaar je de lijst als CSV-bestand, dat je opent in Excel.

9Stap 9: Bekijk en bewerk klantaccounts (optioneel)

Klanten die een account hebben aangemaakt, staan ook onder Gebruikers > Alle gebruikers met de rol Klant. Klik op een naam om het e-mailadres, het factuuradres en het verzendadres aan te passen. Klanten zonder account vind je alleen onder WooCommerce > Klanten.