Wat is de beste WooCommerce-plugin voor facturatie en boekhouding?

Wat is het verschil tussen facturatie en boekhouding?

Een goede oplossing maakt facturen automatisch aan, neemt administratief werk uit handen en vermindert fouten. Binnen een WooCommerce-webshop zijn facturatie en boekhouding twee verschillende dingen:

• Facturatie: facturen maken en naar je klanten versturen.
• Boekhouding: financiële gegevens verwerken in je administratie, zoals omzet, BTW en transacties.

WooCommerce maakt zelf geen pdf-facturen en bevat geen boekhouding. Daarvoor gebruik je een plugin of een koppeling met je boekhoudprogramma.

Welke oplossingen worden veel gebruikt?

PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce (voorheen WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips) is bedoeld voor webshops die automatisch facturen en pakbonnen willen maken.

• Maakt automatisch pdf-facturen.
• Maakt pakbonnen.
• Voegt facturen toe aan de e-mails over een bestelling.
• Heeft factuurlay-outs die je kunt aanpassen.

Geschikt voor kleine tot middelgrote webshops en voor ondernemers die vooral automatische facturen nodig hebben.

De WeFact-koppeling voor WooCommerce is bedoeld voor ondernemers die de administratie van hun webshop willen automatiseren in WeFact, een Nederlands facturatieprogramma.

• Maakt automatisch facturen aan.
• Synchroniseert klanten en facturen. Synchroniseren betekent dat de gegevens in beide systemen automatisch gelijk blijven.
• Verwerkt betalingen automatisch.
• Ondersteunt de Nederlandse BTW-regels.

Geschikt voor Nederlandse ondernemers en voor webshops die facturatie en administratie willen combineren.

Een Exact Online-koppeling voor WooCommerce is bedoeld voor bedrijven die Exact Online als boekhoudprogramma gebruiken. Er zijn koppelingen van verschillende aanbieders.

• Synchroniseert bestellingen en klanten.
• Verwerkt bestellingen automatisch in de boekhouding.
• Geeft actuele financiële gegevens.
• Biedt uitgebreide rapportages en administratie.

Geschikt voor middelgrote en grote webshops en voor organisaties met uitgebreide administratieve processen.

Welke oplossing past bij mijn webshop?

Situatie	Aanbevolen oplossing
Basis facturatie	PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce
Nederlandse administratie	WeFact-koppeling voor WooCommerce
Geavanceerde boekhouding	Exact Online-koppeling voor WooCommerce
Grote webshop met veel automatisering	Exact Online-koppeling voor WooCommerce

Kies niet alleen op wat een oplossing nu kan. Kijk ook of hij kan meegroeien. Een oplossing die vandaag voldoet, moet ook passen als je webshop groter wordt.

Waar moet ik wettelijk op letten?

Bij het verwerken van facturen gelden wettelijke verplichtingen:

• Facturen voldoen aan de geldende BTW-regels.
• Elke factuur heeft een uniek factuurnummer.
• De verplichte bedrijfsgegevens staan correct op de factuur.
• Je bewaart facturen volgens de wettelijke bewaartermijn.

Controleer altijd of jouw oplossing voldoet aan de actuele fiscale eisen. Vraag het bij twijfel aan je boekhouder.

Wat levert automatisering op?

Een goede koppeling voorkomt veel handwerk:

• facturen worden automatisch aangemaakt;
• klantgegevens worden gesynchroniseerd;
• betalingen worden verwerkt;
• BTW wordt automatisch berekend;
• de kans op administratieve fouten wordt kleiner.

Hoe groter je webshop wordt, hoe belangrijker automatisering is om je administratie bij te houden. Met de juiste oplossing voldoe je ook makkelijker aan je wettelijke verplichtingen.

Zo pak je het aan 5 stappen

Veelgestelde vragen

Maakt WooCommerce zelf facturen?

Nee. WooCommerce stuurt de klant een e-mail met de bestelgegevens, maar maakt geen pdf-factuur. Daarvoor gebruik je een factuurplugin of een koppeling met je boekhoudprogramma.

Heb ik een factuurplugin en een boekhoudkoppeling allebei nodig?

Niet altijd. Sommige koppelingen maken de factuur aan in het boekhoudprogramma zelf. Vraag bij de aanbieder van de koppeling na hoe de factuur wordt gemaakt en verstuurd.

Voldoet een factuur uit een plugin vanzelf aan de wet?

Nee. Je vult zelf je bedrijfsgegevens, de BTW en de factuurnummering in. Controleer daarna of de factuur voldoet aan de actuele fiscale eisen.