Home › Kennisbank › ViPayments
Wat moet je doen bij een chargeback of geschil in ViPayments?
Direct antwoord
Open de betwiste betaling in je ViPayments-dashboard en lever bewijs aan voor de deadline die bij het geschil staat. Denk aan de orderbevestiging, het verzendbewijs, het leveringsbewijs en je communicatie met de klant. Hoe concreter je bewijs, hoe groter de kans dat je het geschil wint.
Wat heb je nodig?
- Toegang tot je ViPayments-dashboard
- De betwiste betaling
- De orderbevestiging van de bestelling
- Het verzendbewijs of het leveringsbewijs
- Je communicatie met de klant, zoals e-mails of berichten
Stappenplan5 stappen
Wat is een chargeback?
Een chargeback is een terugboeking. De klant vraagt zijn bank om een betaling terug te draaien, bijvoorbeeld omdat hij de afschrijving niet herkent of zegt dat hij het product niet heeft ontvangen. De bank legt die vraag bij jou neer.
In je ViPayments-dashboard zie je dit als een geschil bij de betwiste betaling. Bij het geschil staan de deadline en de informatie die wordt gevraagd. Tijdens het geschil wordt het betwiste bedrag vastgehouden.
Stappenplan 5 stappen
Stap 1: Log in op ViPayments
Log in op je ViPayments-dashboard via vipayments.vivortis.com.
Stap 2: Open de betwiste betaling
Klik in het menu op Betalingen en open de betwiste betaling. Bij het geschil zie je de deadline en de informatie die wordt gevraagd.
Stap 3: Noteer de deadline
Schrijf de deadline op. Te laat aangeleverd bewijs telt niet mee. Plan het verzamelen en aanleveren dus ruim voor de deadline.
Stap 4: Verzamel je bewijs
Zoek de orderbevestiging, het verzendbewijs, de leveringsinformatie en je communicatie met de klant bij elkaar. Gebruik concrete gegevens, zoals datums, trackingnummers en de berichten die je met de klant hebt uitgewisseld.
Stap 5: Lever het bewijs aan
Upload of verstuur het bewijs via het geschil in je dashboard. Doe dit ruim voor de deadline.
Controleer of het gelukt is
Open de betwiste betaling opnieuw in je ViPayments-dashboard en controleer de status van het geschil.
Tijdens het geschil wordt het betwiste bedrag vastgehouden. Win je het geschil, dan komt het bedrag terug in je saldo. Verlies je het geschil, dan ben je het bedrag kwijt en rekent de bank geschilkosten.
Welk bewijs telt mee?
- De orderbevestiging: laat zien wat de klant heeft besteld en wanneer.
- Het verzendbewijs: laat zien dat je de bestelling hebt verstuurd.
- Het leveringsbewijs of de leveringsinformatie: laat zien dat de bestelling is aangekomen.
- Je communicatie met de klant: e-mails of berichten over de bestelling, de levering of een klacht.
Hoe concreter je bewijs, hoe groter de kans dat je het geschil wint. Lever daarom concrete gegevens aan over de bestelling, de verzending, de levering en de communicatie.
Hoe voorkom je chargebacks?
- Gebruik een herkenbare naam op het bankafschrift van je klant. Die naam stel je in onder Instellingen > Branding. Lees wat je kunt aanpassen aan de betaalpagina van ViPayments.
- Communiceer duidelijk over levertijden.
- Reageer snel op klachten, voordat een klant naar zijn bank stapt.
Werkt het niet?
De klant heeft de chargeback per ongeluk gestart
Vraag de klant om de terugboeking bij zijn bank in te trekken. Lever ondertussen toch bewijs aan, zodat je niet afhankelijk bent van de klant.
De klacht van de klant is terecht
Overweeg om zelf terug te betalen. Dat is vaak beter dan een verloren chargeback, want dan betaal je ook geschilkosten. Lees hoe je een terugbetaling doet in ViPayments.
Je weet niet welk bewijs nodig is
Lever concrete gegevens aan over de bestelling, de verzending, de levering en de communicatie met de klant. Twijfel je, dien dan een ticket in bij de helpdesk van ViVortis voordat de deadline verloopt.
De bestelling in WooCommerce blijft op In de wacht staan
Blijft de bestelling automatisch op In de wacht (on-hold) staan, dien dan een ticket in bij de helpdesk van ViVortis. Vermeld het ordernummer en voeg waar mogelijk een screenshot toe.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd heb ik om te reageren?
De deadline staat bij het geschil in je dashboard. Reageer ruim op tijd, want te laat aangeleverd bewijs telt niet mee.
Wat kost een chargeback?
Verlies je het geschil, dan ben je het betwiste bedrag kwijt en rekent de bank geschilkosten. Win je het geschil, dan komt het bedrag terug in je saldo.
Kan ik beter zelf terugbetalen?
Als de klacht terecht is, is terugbetalen vaak beter. Het voorkomt extra kosten en druk op je account.
Wat gebeurt er met het bedrag tijdens het geschil?
Het betwiste bedrag wordt vastgehouden zolang het geschil loopt. Win je het geschil, dan komt het bedrag terug in je saldo.
Hulp nodig?
Schakel de helpdesk van ViVortis in als:
- je niet weet welk bewijs je moet aanleveren
- de deadline van het geschil bijna verloopt
- de bestelling in WooCommerce automatisch op In de wacht blijft staan
- de klant het geschil per ongeluk heeft gestart
- je twijfelt of je beter zelf kunt terugbetalen
Dien een ticket in via de helpdesk van ViVortis en voeg waar mogelijk een screenshot toe.
Lukt het niet?
Dien een ticket in met een screenshot van wat je ziet. De helpdesk reageert meestal binnen één werkdag.