Home › Kennisbank › E-mail
Hoe stel ik een automatische afwezigheidsmelding in via Roundcube?
Direct antwoord
Log in op Roundcube webmail via https://jouwdomein.nl/roundcube, ga naar Instellingen en open Filters. Maak een nieuw filter dat voor alle binnenkomende berichten geldt, kies de actie Antwoord met bericht en typ je afwezigheidsmelding. Na het opslaan krijgen afzenders automatisch jouw bericht als antwoord.
Wat heb je nodig?
- Je volledige e-mailadres en het wachtwoord van je mailbox
- De tekst van je afwezigheidsmelding
- Een tweede e-mailadres om de melding te testen
Stappenplan9 stappen
Hoe werkt een afwezigheidsmelding in Roundcube?
Een afwezigheidsmelding is een automatisch antwoord op e-mail die binnenkomt terwijl jij er niet bent. Ze wordt ook wel out-of-office genoemd. In Roundcube stel je de melding in met een filter: een regel die bepaalt wat er met inkomende e-mail gebeurt.
De namen van knoppen en opties kunnen per versie van Roundcube iets verschillen.
Stappenplan 9 stappen
Stap 1: Log in op Roundcube webmail
Open je browser en ga naar https://jouwdomein.nl/roundcube. Vervang jouwdomein.nl door je eigen domeinnaam.
Log in met je volledige e-mailadres en het wachtwoord van je mailbox.
Stap 2: Open Instellingen
Klik in webmail op Instellingen.
Stap 3: Open Filters
Klik op Filters.
Stap 4: Maak een nieuw filter
Klik op Nieuw filter. Zie je die naam niet, zoek dan de knop met het plusteken waarmee je een filter toevoegt.
Stap 5: Geef het filter een naam
Typ een naam voor het filter, bijvoorbeeld Afwezigheidsmelding. Zo herken je het filter later terug.
Stap 6: Stel de voorwaarde in
Kies bij de voorwaarde de optie Alle binnenkomende berichten. Het filter geldt dan voor elke e-mail die binnenkomt.
Stap 7: Kies de actie Antwoord met bericht
Kies bij de actie Antwoord met bericht.
Stap 8: Typ je afwezigheidsmelding
Typ de tekst die afzenders automatisch ontvangen. Vermeld tot wanneer je afwezig bent en bij wie mensen terechtkunnen met dringende vragen. Bijvoorbeeld:
Bedankt voor je e-mail. Ik ben afwezig tot en met 14 augustus. Voor dringende vragen kun je mailen naar info@jouwdomein.nl.
Stap 9: Sla het filter op
Klik op Opslaan. Het filter is nu actief.
Controleer of het gelukt is
Stuur vanaf een ander e-mailadres een bericht naar je eigen adres. Krijg je op dat andere adres automatisch je afwezigheidsmelding terug, dan werkt het filter.
Hoe zet ik de afwezigheidsmelding weer uit?
Het filter blijft actief tot je het zelf uitzet. Ben je terug, ga dan in Roundcube naar Instellingen en Filters en klik op het filter Afwezigheidsmelding. Schakel het filter uit of verwijder het.
Let op: vergeet je dit, dan blijven afzenders je afwezigheidsmelding ontvangen.
Werkt het niet?
Je ziet de optie Filters niet
Controleer of je in webmail bent ingelogd en in het menu Instellingen zit. Zie je de optie dan nog niet, dien dan een ticket in bij de helpdesk van ViVortis.
Je kunt ook een autoresponder instellen in het ViVortis Controle Paneel.
Er komt geen automatisch antwoord
Controleer of het filter is opgeslagen en ingeschakeld en of de voorwaarde op alle binnenkomende berichten staat. Test met een ander e-mailadres dan je eigen adres. Kijk ook in de spammap van het adres waarmee je test.
De opties in jouw scherm hebben een andere naam
De namen kunnen per versie van Roundcube iets verschillen. Zoek bij de voorwaarde naar de optie die voor alle berichten geldt. Zoek bij de actie naar de optie die een bericht beantwoordt met een eigen tekst.
Afzenders krijgen de melding nog terwijl je terug bent
Het filter staat nog aan. Ga naar Instellingen en Filters, klik op het filter en schakel het uit of verwijder het.
Veelgestelde vragen
Kan ik een begindatum en einddatum instellen?
Deze werkwijze heeft geen begindatum en einddatum. Het filter werkt vanaf het moment dat je het opslaat tot je het uitschakelt of verwijdert. Met een autoresponder in het ViVortis Controle Paneel kun je wel een start- en einddatum instellen.
Blijven de e-mails die ik ontvang in mijn mailbox staan?
Ja. Het filter stuurt alleen een automatisch antwoord. De e-mails zelf blijven in je mailbox staan.
Krijgt een afzender bij elke e-mail opnieuw de melding?
Het filter beantwoordt inkomende berichten automatisch. Bij de actie staat in Roundcube meestal ook een instelling voor hoe vaak dezelfde afzender een antwoord krijgt, bijvoorbeeld één keer per aantal dagen.
Werkt de melding ook als ik mijn e-mail in Outlook of op mijn telefoon lees?
Ja. Het filter werkt op de mailserver. Het maakt niet uit met welk programma je je e-mail leest, en je computer hoeft niet aan te staan.
Wat is het verschil met een autoresponder in het ViVortis Controle Paneel?
Beide sturen automatisch een antwoord op inkomende e-mail. De afwezigheidsmelding in Roundcube stel je in vanuit je eigen webmail. Een autoresponder stel je in via het ViVortis Controle Paneel.
Hulp nodig?
Schakel de helpdesk van ViVortis in als:
- je geen toegang hebt tot webmail
- je de optie Filters niet ziet in Roundcube
- afzenders geen automatisch antwoord krijgen nadat je het filter hebt opgeslagen
- de afwezigheidsmelding doorgaat nadat je het filter hebt uitgeschakeld of verwijderd
Dien een ticket in via de helpdesk van ViVortis en voeg waar mogelijk een screenshot toe.
Lukt het niet?
Dien een ticket in met een screenshot van wat je ziet. De helpdesk reageert meestal binnen één werkdag.