Spa Nova: 75.267 boekingen overgezet zonder één afwijking

Wie is Spa Nova?

Spa Nova biedt privé-sauna’s op drie locaties: Hoofddorp, Rijswijk en Rotterdam. Gasten boeken een arrangement in een eigen suite, met extra’s naar keuze.

Dit speelde er bij Spa Nova

Spa Nova ging over van het boekingssysteem Bookly naar Amelia. In Bookly stonden jaren aan boekingen, toekomstige reserveringen, klantgegevens en blokkades van suites. Al die gegevens moesten mee, want een boeking die verdwijnt, is een gast die met een cadeaubon of een bevestiging voor de deur staat zonder suite.

Het ging om tienduizenden records, verdeeld over drie locaties en 24 suites. Zo’n hoeveelheid kun je niet met de hand overzetten, en een standaard importfunctie houdt geen rekening met hoe Spa Nova werkt.

Het doel

Elke boeking, klant en blokkade één op één overzetten naar Amelia, aantoonbaar zonder afwijking, met een boekflow die past bij hoe gasten boeken.

Waarom de standaardoplossing niet werkte

Een migratie gaat vaak via een exportbestand en een importplugin, waarna je steekproeven doet. Bij tienduizenden records lopen zulke imports vast op de server, en een steekproef zegt niets over de boeking die nét niet mee is gekomen.

Onze aanpak

We voerden de import uit op de server zelf, in delen, zodat hij niet vastloopt. Daarna vergeleken we elk record met het oude systeem, op alle velden: datum, tijd, suite, arrangement, extra’s en klant. Tijden zijn eenduidig vastgelegd, zodat een boeking rond de overgang naar wintertijd niet verschuift. Daarnaast bouwden we een eigen boekflow die past bij hoe gasten een arrangement kiezen. Meer over deze aanpak bij software op maat.

Wat we deden

1. Amelia ingerichtDrie locaties, 24 suites en 18 arrangementen met hun extra’s, zoals Spa Nova ze verkoopt.
2. Eigen boekflowEen boekingsstap die begint bij de vraag wanneer je wilt komen, in de huisstijl van Spa Nova.
3. Import op de serverDe volledige export uit Bookly in delen geïmporteerd, op de server zelf.
4. Elk record gecontroleerdBoekingen, klanten en blokkades veld voor veld vergeleken met het oude systeem.
5. HandleidingEen klanthandleiding voor het beheer van boekingen, arrangementen, tijdsblokken en cadeaubonnen.

Technische keuzes

• Amelia als boekingssysteem in WordPress
• Import in delen op de server
• Controle op elk veld van elk record
• Cadeaubonnen via WooCommerce

Wat veranderde er?

Alle 75.267 boekingen, 57.008 klanten en 25.640 blokkades staan in Amelia, zonder afwijking op de gecontroleerde velden. Bestaande boekingen staan op dezelfde dag, tijd en suite als in het oude systeem.

Spa Nova werkt nu met één boekingssysteem en een boekflow die bij de gasten past. Daarnaast maakten we de website sneller. Lees daarover in het verhaal over de snelheid.

Gemeten: na de import elk record vergeleken met het oude systeem, op alle velden. Afgerond op 5 oktober 2026.

Lessen voor vergelijkbare bedrijven

• Controleer een migratie op elk record, niet met een steekproef.
• Voer grote imports in delen uit, op de server zelf.
• Leg tijden eenduidig vast, anders verschuiven boekingen rond de wintertijd.