Home › Kennisbank › E-mail
Hoe maak ik een online boekingsagenda waarin klanten zelf een afspraak kiezen?
Direct antwoord
Met Microsoft Bookings, een onderdeel van Microsoft 365, maak je een boekingspagina waarop klanten zelf een vrij moment kiezen. Bookings kijkt in de Outlook-agenda’s van jou en je collega’s en toont alleen tijden waarop minimaal één collega beschikbaar is. Je begint op outlook.office.com/bookings.
Wat heb je nodig?
- Een zakelijk Microsoft 365-account waarin Microsoft Bookings beschikbaar is
- De naam die klanten op de boekingspagina moeten zien, bijvoorbeeld Adviesgesprek of Kennismaking
- De e-mailadressen van de collega’s die afspraken mogen ontvangen
- De werktijden van elke collega
- De duur en de locatie van de afspraak: online, telefonisch of op een adres
Stappenplan9 stappen
- 1Open Microsoft Bookings en maak een boekingspagina
- 2Voeg collega’s toe (optioneel)
- 3Stel de beschikbaarheid per collega in (optioneel)
- 4Maak een dienst aan
- 5Koppel collega’s aan de dienst
- 6Laat de klant kiezen met wie de afspraak is (optioneel)
- 7Stel de boekingsregels in
- 8Voeg automatisch een Teams-vergadering toe bij online afspraken (optioneel)
- 9Deel de boekingslink
Hoe bepaalt Microsoft Bookings welke tijden een klant ziet?
Microsoft Bookings combineert twee dingen: de werktijden die je per collega instelt en de afspraken die al in de Outlook-agenda van die collega staan. Staat er een vergadering in Outlook, dan is dat tijdslot niet beschikbaar.
Een klant ziet alleen tijden waarop minimaal één gekoppelde collega vrij is. Zo kan niemand dubbel worden geboekt en hoef je geen losse agenda bij te houden. Bookings werkt in dezelfde Microsoft 365-omgeving als Outlook en Teams, vergelijkbaar met losse diensten zoals Calendly.
Stappenplan 9 stappen
Stap 1: Open Microsoft Bookings en maak een boekingspagina
Ga in je browser naar outlook.office.com/bookings en log in met je Microsoft 365-account. Klik op Get started. Zie je die knop niet, klik dan op de knop om een nieuwe boekingspagina te maken.
Geef de boekingspagina een naam, bijvoorbeeld Consult, Adviesgesprek, Support call of Kennismaking. Deze naam zien je klanten op de boekingspagina.
Staat je Microsoft 365 in het Nederlands, dan zie je Nederlandse namen voor de onderdelen die hieronder in het Engels staan. De plek en de volgorde zijn gelijk.
Stap 2: Voeg collega’s toe (optioneel)
Ga naar Staff, het onderdeel voor medewerkers, en klik op Add staff. Vul het Microsoft 365-e-mailadres van je collega in en kies een rol:
- Team member: normale toegang, de collega kan afspraken ontvangen.
- Admin: volledige rechten om de boekingspagina te beheren.
Zet de optie Events in Office calendar affect availability aan. Daarmee telt Bookings de bestaande afspraken in de Outlook-agenda van de collega mee. Een vergadering in Outlook betekent dan: tijdslot niet beschikbaar.
Klik op Save. Herhaal dit voor elke collega die afspraken mag ontvangen.
Stap 3: Stel de beschikbaarheid per collega in (optioneel)
Ga naar Staff en klik op de naam van een collega. Stel de werktijden in, bijvoorbeeld maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 17:00 uur, of afwijkende tijden per persoon.
Bookings combineert de beschikbaarheid van alle collega’s. Klanten zien alleen tijdsloten waarop minimaal één collega beschikbaar is.
Stap 4: Maak een dienst aan
Ga naar Services en klik op Add service. Een dienst is het soort afspraak dat een klant kan boeken. Vul in:
- Naam, bijvoorbeeld
Adviesgesprek. - Beschrijving: een korte uitleg over de afspraak.
- Duur: bijvoorbeeld 15, 30 of 60 minuten.
- Buffer: bijvoorbeeld 5 of 10 minuten tussen twee afspraken.
- Locatie: een online vergadering, telefoon of een fysiek adres.
- Prijs: gratis of een bedrag.
Stap 5: Koppel collega’s aan de dienst
Selecteer in de dienst onder Assign staff de collega’s die deze afspraak mogen doen. Je kunt meerdere collega’s kiezen.
Bookings controleert automatisch wie beschikbaar is. Is één collega vrij, dan is het tijdslot zichtbaar. Is geen collega vrij, dan is het tijdslot verborgen. Zo zien klanten alleen momenten die echt kunnen.
Stap 6: Laat de klant kiezen met wie de afspraak is (optioneel)
Zet in de dienst de optie Allow customers to choose staff aan. De klant kiest dan een specifieke collega of de eerst beschikbare collega.
Laat je deze optie uit, dan wijst Bookings automatisch een beschikbare collega toe.
Stap 7: Stel de boekingsregels in
Stel het boekingsbeleid in bij Booking page, of per dienst als je afwijkende regels wilt. Aanbevolen instellingen:
- Minimale tijd vooraf boeken: bijvoorbeeld 4 uur.
- Maximale periode vooruit plannen: bijvoorbeeld 30 of 60 dagen.
- Buffer tussen afspraken: 5 tot 10 minuten.
- E-mailmeldingen: ingeschakeld.
- Herinneringen: bijvoorbeeld 24 uur vooraf.
Deze instellingen voorkomen boekingen op het laatste moment en dubbele afspraken.
Stap 8: Voeg automatisch een Teams-vergadering toe bij online afspraken (optioneel)
Open de dienst in Microsoft Bookings en zet de optie Online meeting aan. Kies Microsoft Teams als aanbieder van de vergadering.
De klant ontvangt daarna automatisch een Teams-link in de bevestigingsmail, in de uitnodiging voor de Outlook-agenda en in de herinneringsmail. Je hoeft geen losse uitnodiging meer te versturen en de afspraak kan direct online plaatsvinden.
Stap 9: Deel de boekingslink
Ga naar Booking page. Staat er een knop om de pagina op te slaan en te publiceren, klik daar dan eerst op. Kopieer daarna de link naar je online agenda.
Gebruik de link op:
- je website, bijvoorbeeld als knop op de contactpagina of de offertepagina;
- je e-mailhandtekening;
- de chat op je website;
- je social media.
Klanten plannen via deze link direct een afspraak.
Controleer of het gelukt is
Open de boekingslink in een privévenster van je browser, zoals een klant dat zou doen. Je ziet de dienst, de beschikbare collega’s en alleen vrije tijden. Boek een testafspraak op je eigen e-mailadres.
Controleer daarna of de afspraak in de Outlook-agenda van de gekoppelde collega staat, of je een bevestigingsmail hebt ontvangen en of daarin bij een online afspraak een Teams-link staat. Verwijder de testafspraak daarna via de link in de bevestigingsmail of in de agenda van Bookings.
Werkt het niet?
Je kunt outlook.office.com/bookings niet openen of Bookings ontbreekt
Microsoft Bookings zit niet in elk Microsoft 365-abonnement en kan door je Microsoft 365-beheerder zijn uitgeschakeld. Vraag je beheerder om Bookings aan te zetten of om een abonnement waarin Bookings is opgenomen.
Een collega is niet te vinden bij Add staff
Een collega moet een account hebben in dezelfde Microsoft 365-organisatie. Controleer of je het juiste zakelijke e-mailadres gebruikt en of het account actief is.
Klanten zien geen vrije tijden
Controleer of de werktijden van de collega’s zijn ingevuld, of de dienst aan minimaal één collega is gekoppeld en of de maximale periode vooruit plannen niet te kort is. Controleer ook of de agenda’s van de collega’s niet volledig vol staan.
Een klant boekt op een moment waarop de collega al een afspraak had
Zet bij die collega onder Staff de optie Events in Office calendar affect availability aan. Controleer ook of de afspraak in Outlook als bezet staat en niet als vrij.
De Teams-link ontbreekt in de bevestigingsmail
Open de dienst en controleer of de optie Online meeting aan staat en Microsoft Teams als aanbieder is gekozen. Maak daarna een nieuwe testafspraak.
De boekingspagina toont een andere taal of tijdzone
Bij Booking page vind je de instellingen voor regio, taal en tijdzone van de pagina. Zet die op Nederlands en op de tijdzone van Amsterdam.
Veelgestelde vragen
Kost Microsoft Bookings extra?
Bookings zit in de meeste zakelijke Microsoft 365-abonnementen. Je betaalt er dan niet apart voor. Of het in jouw abonnement zit, zie je door outlook.office.com/bookings te openen.
Is Microsoft Bookings een alternatief voor Calendly?
Ja. Bookings doet hetzelfde als Calendly, maar werkt binnen Microsoft 365 en kijkt direct in de Outlook-agenda’s van je team. Je hebt geen extra abonnement nodig.
Moet een klant een Microsoft-account hebben om te boeken?
Nee. De klant opent de boekingslink, kiest een tijd en vult naam en e-mailadres in. Een Microsoft-account is niet nodig.
Kan een klant een afspraak zelf verzetten of annuleren?
Ja. In de bevestigingsmail staat een link waarmee de klant de afspraak zelf kan wijzigen of annuleren. De wijziging komt direct in de Outlook-agenda van de collega.
Kan ik de boekingspagina op mijn website zetten?
Ja. Plaats een knop met de boekingslink op je website, of sluit de pagina in met de insluitcode die je bij Booking page vindt.
Kan ik meerdere boekingspagina’s maken?
Ja. Maak bijvoorbeeld een aparte boekingspagina per afdeling of per vestiging, elk met eigen collega’s, diensten en werktijden.
Hulp nodig?
Schakel de helpdesk van ViVortis in als:
- je de boekingslink of een boekknop op je WordPress-website wilt laten plaatsen
- je niet zeker weet of Microsoft Bookings in je Microsoft 365-abonnement zit
- je hulp wilt bij het inrichten van de diensten en de beschikbaarheid van je team
Dien een ticket in via de helpdesk van ViVortis en voeg waar mogelijk een screenshot toe.
Lukt het niet?
Dien een ticket in met een screenshot van wat je ziet. De helpdesk reageert meestal binnen één werkdag.